La tua azienda è sommersa dai documenti? L’intelligenza artificiale di ZCS ha 5 risposte concrete che non ti aspetti

Ogni azienda combatte ogni giorno una battaglia silenziosa.
Non contro un concorrente o una crisi di mercato, ma contro un nemico molto più subdolo: il caos documentale.

Fatture, scontrini, email, PDF, documenti scritti a mano, allegati che arrivano da mille canali diversi. Una vera e propria alluvione che rallenta i processi, aumenta il rischio di errore e sottrae tempo alle attività a valore.

E se la soluzione non fosse una promessa futuristica, ma una tecnologia già pronta e operativa?

Durante un recente webinar, Zucchetti Centro Sistemi ha presentato Follia, la sua piattaforma di Intelligenza Artificiale, non come un esperimento o una demo concettuale, ma come uno strumento concreto, progettato per entrare subito nel lavoro quotidiano delle aziende.

In questo articolo raccogliamo 5 insight chiave emersi dal webinar, che mostrano come l’IA possa finalmente diventare un alleato pratico nella gestione documentale e nei processi aziendali.

1. Il tuo smartphone è il nuovo scanner intelligente

(anche la scrittura a mano diventa un dato)

Dimentica scanner, software OCR complessi e data entry manuale.
Il modulo Document Extraction di Follia va ben oltre il semplice riconoscimento dei caratteri.

Durante la presentazione, Andrea Marchetti del laboratorio di ricerca ZCS ha mostrato qualcosa di estremamente concreto:
una foto scattata con WhatsApp a una ricevuta scritta interamente a mano.

Il risultato?
In pochi istanti Follia ha estratto correttamente tutti i dati: cliente, articoli, importi.

Non si tratta solo di leggere un testo, ma di comprendere il contenuto del documento.

👉 L’impatto è immediato:

• meno inserimenti manuali

• meno errori

• più velocità

• più tipologie di documenti gestibili

Le fonti di input diventano praticamente infinite: scontrini, email, bollette, PDF, fatture estere, note scritte a mano.

Un gesto quotidiano come scattare una foto si trasforma in un’azione di automazione intelligente.

2. I documenti interni smettono di essere archivi: ora puoi dialogarci

Ogni azienda possiede una grande quantità di conoscenza interna:
manuali, procedure, policy, documentazione tecnica.

Il problema?
Spesso restano inutilizzati, nascosti in cartelle condivise o repository poco consultati.

Con l’Assistente Virtuale di Follia, questi documenti diventano una base di conoscenza viva e interrogabile.

Non un chatbot generico, ma un assistente addestrato sui documenti specifici dell’azienda: PDF, Word, video, siti web.

Durante la demo è stato mostrato un assistente dedicato alla gestione dello smaltimento rifiuti, capace di:

• guidare l’utente con domande mirate

• raccogliere tutte le informazioni necessarie

• restituire un riepilogo strutturato e pronto all’uso

Il valore è enorme:

• supporto clienti 24/7

• assistenza interna immediata

• onboarding più rapido

Un nuovo assunto può chiedere direttamente all’assistente informazioni sulle policy aziendali, senza interrompere colleghi o cercare documenti sparsi.

3. Interroga i dati del tuo ERP come se stessi chattando su WhatsApp

Accedere ai dati del gestionale è sempre stato sinonimo di:

• interfacce complesse

• report da preparare

• tempi di attesa

Con il modulo ERP Reporting, Follia cambia completamente il paradigma.

I dati dell’ERP diventano interrogabili in linguaggio naturale, scritto o parlato.

L’esempio mostrato è estremamente concreto:
un agente commerciale, prima di entrare da un cliente, chiede su WhatsApp:

“Mostrami la situazione del cliente ACME”

In pochi secondi riceve:

• fatturato

• crediti

• ordini in corso

Le informazioni diventano disponibili:

• ovunque

• in qualsiasi momento

• attraverso strumenti già usati ogni giorno

Il tutto con un sistema di permessi e autorizzazioni che garantisce sicurezza e controllo.

Questa è la vera democratizzazione dell’accesso ai dati aziendali.

4. Non uno strumento isolato, ma un ecosistema che si integra ovunque

Follia non nasce come una soluzione chiusa, ma come una piattaforma modulare ed espandibile.

È già integrata con i software ZCS (Teseo, Ad Hoc, HR), ma può dialogare anche con applicativi di terze parti tramite API.

Il punto chiave è strategico:
ogni dato estratto viene normalizzato in un formato unico, basato sullo standard della fatturazione elettronica.

Questo significa:

• meno complessità

• più interoperabilità

• adozione più rapida

Durante il webinar è stata usata un’immagine molto efficace:
il “widget di Follia”, una piccola icona a forma di “F” che può comparire dentro qualsiasi gestionale o sito web.

L’IA smette di essere un software a parte e diventa una funzione nativa e discreta dell’ambiente di lavoro.

5. Privacy e sicurezza: l’IA può (e deve) essere affidabile

Una delle domande più importanti emerse riguarda la gestione dei dati sensibili.

Che fine fanno le informazioni aziendali quando si usa l’intelligenza artificiale?

La risposta di ZCS è chiara: la sicurezza non è un optional.

Follia prevede l’utilizzo di modelli locali, che dopo l’addestramento possono essere eseguiti su server privati.

Questo approccio è fondamentale per:

• settori regolamentati

• dati sanitari

• informazioni bancarie

• ambito legale

Le informazioni restano in un ambiente controllato, riducendo i rischi e garantendo la massima confidenzialità.

Conclusione: l’IA è pronta per il lavoro quotidiano

L’intelligenza artificiale non è più una promessa futuristica.
Con Follia diventa uno strumento pratico, accessibile e sicuro.

Dal fotografare una ricevuta, al dialogare con i documenti aziendali, fino all’interrogare i dati dell’ERP, l’IA entra finalmente nei processi reali.

Non per stupire, ma per:

• snellire il lavoro

• ridurre gli errori

• rendere le informazioni davvero utilizzabili

L’era del caos documentale sta per finire.

Ora che sai che è possibile conversare con i dati della tua azienda, qual è la prima domanda che faresti?